La Contabilidad
¿Qué es la Contabilidad y quién la regula?
Es un sistema de control y registro de los gastos e ingresos y otro tipo de operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.
La normatividad contable era emitida por los Contadores Públicos organizados por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (IMCP). Actualmente, la necesidad de homologar las normas de información mexicanas a las internacionales hizo que se creara el Centro Mexicano de Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF) en el 2002, como un organismo independiente, con la finalidad de establecer normas más estrictas y transparentes para ir eliminando fraudes contables.
El Consejo Nacional Armonización Contable (CONAC) tiene como objetivo la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de información financiera que aplicarán los entes públicos.
¿Qué se necesita para llevar la contabilidad de una persona o tú mismo?
Llevar tu contabilidad es sencillo. Si tus ingresos en el año anterior no excedieron de dos millones de pesos, puedes llevar tu contabilidad en el programa “Mis Cuentas” donde registras tus ingresos, gastos e inversiones. Para ingresar al programa solo requieres tu RFC y contraseña.
Con esta aplicación tienes la opción de generar y emitir tus facturas electrónicas y consultar tanto la relación de ingresos y gastos capturados, como las facturas emitidas. Si tus ingresos excedieron de dicho monto, debes llevar tu contabilidad en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML. Conocer lo que tenemos, lo que ganamos, y lo que gastamos, es fundamental para el éxito de cualquier organización en cualquier nivel.
Por lo anterior todos los individuos que participamos en esta sociedad deberíamos tener al menos el conocimiento básico de contabilidad que nos permita gestionar de manera adecuada nuestros bienes. Es por eso por lo que hablaremos sobre el origen de la contabilidad y su importancia para el desarrollo humano a lo largo de la historia.
Breve historia del origen de la contabilidad
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se veía obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que, en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio comercial y el desarrollo de las relaciones comerciales entre países.
Unos de los primeros registros contables en la historia se pueden rastrear al imperio Inca, el antiguo Egipto y Roma, pero también se conoce que alrededor del año 6.000 a.C. En Mesopotamia ya se realizaba esta actividad.
Pero generalmente se considera el primer estudio sobre contabilidad moderna un texto del 1494 llamado Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni e Proportionalita (resumen de aritmética, geometría, proporciones y proporcionalidad). La obra escrita por el matemático italiano Luca Pacioli introduce el concepto de partida doble por primera vez. Entre otros temas, también habla de contratos de sociedad, letras de cambio y cobro de intereses. En el caso de México, los mexicas llevaban un estricto control de los tributos que recibían de los pueblos que dominaban.
Durante la época colonial, se fundó el ayuntamiento de Veracruz y se creó́ la Real Hacienda que regía la situación fiscal del país y regulaba las políticas financieras. Además, se llevaba el control de las multas y mercedes, así como de las personas fallecidas. La labor de los contadores de esa época consistía en que, cada dos años, presentaran ante el Tribunal las cuentas de todos los libros.
¿Por qué es importante la contabilidad?
El análisis del registro de las actividades económicas nos permite conocer los renglones donde optimizar el gasto o en donde enfocar la promoción de productos o sector del mercado, y proyecciones o presupuestos para las operaciones futuras, lo cual ayuda a tener un mayor control de las operaciones de la entidad económica.
En resumen, la finalidad de la contabilidad es obtener información, confiable oportuna y veraz que nos permita tomar mejores decisiones. La contabilidad es una disciplina muy compleja que abarca toda clase de actividades económicas. Por esta razón existen muchos tipos diferentes que se aplican en distintos casos:
Por tamaño
Macrocontabilidad. Esta es la que se encarga de analizar y administrar la actividad económica de un país.
Microcontabilidad. Se dedica a la contabilidad de las economías pequeñas. Estas pueden ser de organizaciones públicas o privadas.
Por naturaleza
Contabilidad pública. La contabilidad que aplican los entes públicos. Contabilidad privada. La contabilidad que aplican las organizaciones privadas.
Otras
Por actividad (contabilidad agrícola, bancaria, comercial, empresas extractivas, industrias, petrolera y de servicios).
Por información (contabilidad administrativa, de costes, financiera, fiscal y de gestión).
Los libros contables
Los libros contables son aquellos documentos en los que se refleja y se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía. Es decir, en los libros contables aparecen todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento económico – financiero de una compañía. Existen diversos tipos de libros contables.
Libros contables obligatorios
Hay una serie de libros contables que son obligatorios porque así́ lo establece el legislador. A pesar de que en cada país se pueden establecer unos u otros, los más habituales son los siguientes:
Libro diario: Se contabilizan todas las operaciones que realiza la empresa. Visualmente se configura como una sucesión de asientos contables y ordenados de forma cronológica.
Libro de inventario: Incluye el denominado balance de sumas y saldos de los balances de comprobación. Es decir, se van actualizando, de manera periódica, todas las cuentas con saldo de la empresa (activos, pasivos, patrimonio neto, gasto e ingreso). El último balance de sumas y saldos debe coincidir con el balance de situación realizado para las cuentas anuales. Además, en el libro de inventario hay que incluir el balance inicial y el denominado inventario de existencias, es decir, las unidades físicas que componen las existencias de la compañía y su valoración (usando alguno de los métodos de valoración aceptados).
Cuentas anuales: Son unos informes que reflejan la información económico – financiera de la compañía. Son 5 documentos: Balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales se realizan una vez al año, es decir, no se van modificando periódicamente, como los anteriores.
Los libros contables obligatorios tienen que depositarse y legalizarse en el Registro Mercantil. Además de ello, previamente han tenido que ser aprobadas por la Junta General de Socios.
Libros contables voluntarios
Hay otra serie de libros contables sobre los que el legislador no establece su obligatoriedad. Sin embargo, para el funcionamiento interno de la empresa, estos libros contables resultan muy útiles y pueden mejorar la eficiencia de esta. Sobre los libros contables voluntarios no existe obligación de aprobación por parte de los socios, ni obligación de depósito y legalización en el Registro Mercantil. Los más habituales son los siguientes:
Libro mayor: Representa un resumen de todas las cuentas contables. Visualmente, se configura en forma de T, anotando todos los movimientos que afecten al debe y al haber de la cuenta correspondiente. Nos da una imagen visual muy práctica del saldo que tiene una cuenta en cualquier momento del ejercicio. El saldo es la diferencia entre el debe y el haber, siendo saldo deudor cuando el debe es superior al haber y saldo acreedor, cuando el haber es superior al debe. El libro mayor estaría formado por todas las T de las cuentas contables (como la que podemos ver a continuación).
Otros libros auxiliares: Dentro del resto de libros voluntarios, podemos encontrarnos con el libro de banco (que refleja los movimientos bancarios), el libro de caja (que refleja los movimientos de cash o de efectivo – pagos y cobros), el libro de vencimientos (donde se reflejan y ordenan cronológicamente los vencimientos de las facturas a pagar y a cobrar), entre otros.
¡Prepárate! Facturación 3.3 y facturación 4.0
Con la implementación de una plataforma electrónica para la facturación de bienes y servicios en el territorio mexicano, por parte del SAT (Sistema de Administración Tributaria). Se pretende reducir el riesgo de errores en el momento de elaborar una factura. Se solicita el nombre del emisor y del receptor, domicilio en el cual debe aparecer el código postal fiscal, régimen fiscal y RFC. El sistema valida al receptor, de lo contrario no deja emitir el documento. Además de agregar apartados para mercancía de exportación o ventas al público en general.
Se identifican como pago de una sola exhibición (PUE), el cual se genera dentro del mismo mes de facturación y en pago a parcialidades o diferido (PPD) en el caso de contar con días de crédito. En caso de ventas a crédito o diferido se generan complementos de pago. Por lo anterior, el SAT puede identificar el flujo de efectivo y el IVA generado en los ingresos o egresos. Asimismo, se generan los comprobantes de nómina, de esta forma el SAT conoce las retenciones de ISPT (retenciones sobre nómina).
En el formato actual, tanto en el Impuesto Sobre la Renta y el Impuesto Sobre la retención de Sueldos y Salarios, muestra el monto de las operaciones de facturación o de Recibos de nómina. La versión 4.0 del CFDI incluye datos más precisos sobre el emisor, el receptor y el tipo de transacción, la cual será obligatoria a partir del 01 de abril de 2023. Incluye de manera obligatoria el Código postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor.
Es importante aclarar que la Factura Electrónica 4.0 entro en vigor el 01 de enero del 2022, sin embargo, actualmente se encuentra en un periodo de convivencia con la versión 3.3, para esta, la prórroga termina el 31 de marzo 2023, fecha en la cual la totalidad de todas las empresas públicas y privadas deberán de migrar a la versión 4.0 sin dilación alguna. Esta versión 4.0 permite identificar las operaciones que provienen del extranjero, en esta se debe identificar cada concepto que se facture como operación de exportación.
